Assistant de direction (m/f/x)

Le Forem recrute.

Donnez du sens à votre carrière. Aidez les autres à trouver la leur.

Forem

Services ouverts et compétence (un poste à Libramont à temps plein et un contrat mi-temps à Marche).

  • Vous apportez une aide permanent permanente à la Responsable et/ou au Directeur en termes d’organisation du bureau, de gestion du temps, de suivi de dossiers et réunions et de relations avec divers interlocuteurs.

Le Forem, c’est plus de 4800 collaborateurs répartis sur plus de 170 sites en Wallonie, 96 points de contact, 50 centres de formations à la pointe.

Chaque jour, ces femmes et ces hommes unissent leurs compétences dans un même but : la mise à l’emploi et à la formation des demandeurs d’emploi.
Chacun d'eux partage les mêmes valeurs : Respect, Excellence, Modernité et Responsabilité.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la fonction :

Accueil - Portail Candidat Forem (leforem.be) 

 

Votre poste implique :

En tant qu’Assistant.e de la Responsable et/ou du Directeur

  • Vous gérez l’agenda  en  participant à l’alimentation et la mise à jour de celui-ci ;
  • vous fournissez un support bureautique dans le cadre de la réalisation de leur travail (rédaction et mise en page de documents Word, réalisation de tableaux en Excel, réalisation de présentations en PowerPoint, etc.) ;
  • vous préparez et complétez les dossiers de travail, notamment ceux de réunions antérieures et futures, vous rédigez les procès-verbaux et fiches de résolutions ;
  • vous assurez la planification, l’organisation et la logistique des réunions pilotées par la Direction (invitations/convocations, réservation de salles, préparation du matériel, etc.);
  • vous collectez et mettez en page les informations utiles, dans le cadre de la réalisation des documents de reporting et, dans certains cas, assurez un contrôle qualité des données et en assurez la diffusion (intranet, courriel, courrier, etc.) ;
  • vous assurez les tâches de gestion administrative de la Direction : gestion des appels, gestion du courrier, traitement des courriels, préparation des signataires, suivi des commandes en fournitures et inventaires ;
  • vous assistez dans la gestion administrative des congés, frais de mission, planning de l’équipe, etc. ;
  • vous pouvez être amené⸱e à participer aux événements/activités des centres de formation.

Diplôme

  • Bachelier ou assimilé ;
  • Expérience de 2 ans en lien avec la fonction
  • Permis B ;
  • La vérification de votre expérience professionnelle se fera sur base du CV que vous aurez téléchargé dans votre dossier en ligne. Nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre CV et d’indiquer les dates de manière précise (jour-mois-année).


Compétences techniques

  • Vous utilisez les outils bureautiques de la suite Office et plus particulièrement Word, Excel et PowerPoint ;
  • Vous maîtrisez parfaitement la langue française orale et écrite.


Compétences comportementales

  • vous traitez correctement l'information dans les délais impartis ;
  • vous résolvez les problèmes de manière autonome ;
  • vous contribuez au bon esprit d'équipe en partageant vos connaissances, avis et idées ;
  • vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente et intègre et vous leur fournissez un service personnalisé ;
  • vous êtes impliqué⸱e dans le travail dans un souci de qualité et êtes persévérant⸱e ;
  • vous êtes flexible et êtes capable de vous rendre aisément sur votre lieu de travail et de vous déplacer sur le territoire luxembourgeois.

 

Conditions d’accès au poste

  • Bachelier ou assimilé ;
  • Expérience de 2 ans en lien avec la fonction ;
  • Permis B.

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • être introduites pour le 03-10-22 au plus tard via le portail sur leforem.be
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction.
  • comprendre un CV à jour ;
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction 

 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel)


Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

Certificat de milice :

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

À défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française  organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. 

Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte Selor et choisir la rubrique « Tests linguistiques ».  Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques de Selor via le mail linguistique.fr@bosa.fgov.be ou par téléphone au +32 2 740 74 74 pour demander à réaliser ces tests plus rapidement. 

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

Toutefois, dans tous les cas, vous êtes dispensé d’obtenir un permis de travail si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

  • ressortissant de l’Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique ;
  • ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l’accord de retrait ;
  • admis au séjour illimité (vous êtes en possession d’une carte d’identité d’une durée de 5 ou 10 ans) ;
  • réfugié reconnu ;
  • demandeur d’asile ;
  • étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine) ;
  • étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial.

Nous vous proposons un contrat à durée indéterminée

  • Vous bénéficierez du barème  B3/1 (à partir de 2.904,89 € mensuel brut indexé), avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).


Les membres du personnel bénéficient  :

  • de chèques-repas ;
  • d’une assurance hospitalisation ;
  • d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances.

Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

Concernant la fonction :


Concernant la procédure de sélection :

La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. 

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.   

Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.  

Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes. 

 

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?  

Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par le SELOR (Bureau de sélection de l’administration fédérale), des dispositions particulières, d’ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap. 

Type d'emploi : Contractuel (personnel engagé après une sélection au sein de l'administration concernée)

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée

Date de clôture : 03/10/2022

Nombre de postes : 2

Région : Luxembourg

Lieu de travail : Libramont et Marche

Référence de l'offre : 107285

Niveau de diplôme : NIVEAU B (niveau graduat - baccalauréat)

Employeur : Office wallon de la formation professionnelle et de l'emploi (FOREm)

Famille de fonction : Support

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