SPW Secrétariat général
SPW Support
Département de la Communication
Direction des Services de Proximité

La direction des Services de Proximité organise, anime et gère au quotidien les interactions générées au sein des points de contact génériques des publics à travers les différents canaux : interactions web, centres d'appel (1718), guichets physiques (Espaces Wallonie). Elle veille à la qualité et à la performance des interactions avec les différents publics cibles. Elle collecte, et traite les informations pertinentes et contribue au référentiel d'information de première ligne et au développement d’outils pour le front office).

Accompagner les SPW et le Gouvernement wallon dans leurs communications vers les publics cibles :

• collecter et traiter les informations utiles et pertinentes pour les publics cibles ;
• optimaliser et synthétiser les remontées d’opinion des publics, notamment à destination du département des relations usagers et de la Simplification administrative.

Assurer les contacts de proximité et garantir une information de première ligne :

• contribuer au référentiel d'information de première ligne et au développement de Wikiwal ;
• gérer les contacts avec le citoyen via l’animation des services de proximité : centre d'appels "Coupole" 1718/1719 ;
• gérer les contacts avec le citoyen via l’animation des services de proximité : Espaces Wallonie ;
• alimenter le futur CRM en l’alimentant des flux d’interactions via les canaux génériques.

Concevoir et mettre en œuvre des stratégies de communication, coordonner ou organiser des actions de communication (campagnes, évènements, …) : organiser des évènements

Offrir un support à l'organisation :

• management ;
• gérer et / ou collaborer aux projets ;
• coordonner la maîtrise interne des activités ;
• conseiller, expertiser et répondre aux différentes sollicitations (y.c. notes vertes et questions parlementaires) des décideurs et partenaires (DG, ministres, …) dans le cadre de l'évolution des politiques publiques ;
• exercer le rôle de correspondant budgétaire ;
• gérer les missions à l'étranger ; 
• élaborer le budget / les prévisions budgétaires et coordonner l'exécution du budget / des ajustements budgétaires ;
• réaliser une liquidation comptable ;
• exercer le rôle de correspondant informatique local (CIL) ;
• exercer le rôle de correspondant local affaires du personnel (CLAP) ;
• assurer le secrétariat et le support administratif / les travaux de bureautique (gestion du courrier, téléphonie, agendas, dossiers administratifs, … ) ;
• exercer le rôle de correspondant local en matières immobilières (CLIM) ;
• assurer le support logistique de proximité (huissier, reproduction, chauffeur, …)

... un assistant administratif au SPW ?

• vous gérez et traitez des dossiers administratifs ;
• vous rédigez des documents administratifs (courriers, notes, formulaires, compte-rendu, retranscription d’entretiens enregistrés…) ;
• vous encodez des données ;
• vous gérez le courrier entrant et sortant ;
• vous gérez les relations avec les usagers internes et/ou externes ;
• vous répondez aux informations demandées ;
• vous organisez et gérez le classement de dossiers de manière physique et/ou informatique ;
• vous organisez la logistique des réunions ;
• vous apportez éventuellement un support à l’organisation du service.

Votre poste implique :

• horaire variable mais avec des permanences à organiser avec l’équipe pour garantir la continuité de service aux usagers ;
• contacts réguliers et répétés avec les usagers ;
• résistance au stress.

Diplôme :

• certificat de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) ;
• certificat d’étude de 6ème année professionnelle ;
• certificat de qualification de 6e année ;
• diplôme d’aptitude à accéder à l’enseignement supérieur ;
• diplôme universitaire ou supérieur de type long (de base de 2e cycle)
• diplôme de baccalauréat ou de type court (de base de 1er cycle).

OU
Certification professionnelle requise :

• certifications professionnelles positionnées au niveau 3 au moins d’un cadre de certification belge (vous pouvez notamment consulter le site suivant : https://cfc.cfwb.be) ;
• certificats d’apprentissage de l’IFAPME ou du SFPME ;
• diplôme obtenu dans la filière de coordination et d'encadrement de l’IFAPME ;
• diplôme de chef d’entreprise de l’IFAPME ou du SFPME.
   

Compétences techniques :

• rédaction – s’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;
• informatique – utiliser les fonctionnalités de base d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation  et messagerie électronique) ;
• gestion de l’information - capitaliser des informations, des procédures et de la documentation, les exploiter et les diffuser ;
• dispositions légales et normatives – appliquer et faire respecter les dispositions légales, les procédures, les normes et/ou les réglementations en vigueur ;
• expression orale – s’exprimer oralement dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;
• vulgarisation – adapter des notions, des termes techniques ou scientifiques de manière à les rendre accessibles à un public non spécialisé.

Compétences comportementales :

• rigueur – réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision ;
• gestion de suivi – surveiller l’état d’avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus ;
• communication – communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise ;
• collaboration – coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs ;
• polyvalence – passer aisément d’une activité et/ou d’un projet à un autre en fonction des besoins du service ;
• assertivité – défendre un point de vue ou l’application d’une règle par un échange positif en préservant la qualité des relations professionnelles ;
• gestion du stress – demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions.

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

• répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
• être adressés pour le 05-05-23 au plus tard par mail à l’adresse suivante : selection.dfa.sg@spw.wallonie.be ;
• comprendre :
  • un CV à jour intitulé « Nom Prénom – CV »,
  • une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction avec la référence : «  Assistants administratifs - DSP » et intitulée « Nom Prénom – LM »,
  • une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction intitulé « Nom Prénom – Diplôme ».

Un extrait de casier judiciaire, nécessaire à l’engagement, sera demandé directement au Casier judiciaire central par la direction « Talents Wallonie » du SPW

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

1. Jouir des droits civils et politiques ;
2. Satisfaire aux lois sur la milice ;
3. Justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
4. Être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;
5. Être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.
    

Certificat de milice :

Le certificat de milice ne sera pas exigé.
 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles..

Connaissance de la langue française :

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement.

Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte Selor et choisir la rubrique « Tests linguistiques ».  Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques de Selor via le mail linguistique.fr@bosa.fgov.be ou par téléphone au +32 2 740 74 74 pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor..

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie..

Nous vous informons par ailleurs que cette fonction ne permet pas l’octroi d’un permis de travail, car il ne s’agit ni d’une fonction en pénurie, ni d’une fonction hautement qualifiée.

Toutefois, dans tous les cas, vous êtes dispensé d’obtenir un permis de travail si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

• ressortissant de l’Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique ;
• ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l’accord de retrait ;
• admis au séjour illimité (vous êtes en possession d’une carte d’identité d’une durée de 5 ou 10 ans) ;
• réfugié reconnu ;
• demandeur d’asile ;
• étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine) ;Étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial.

Nous vous proposons des contrats dans l'attente du recrutement d'un agent statutaire. Les contrat seront conclus à durée indéterminée avec une clause résolutoire (fin de contrat de travail lors de l'entrée effective de l'agent statutaire).

Vous bénéficierez du barème de rémunération correspondant au grade C3 (à partir de 2 277,95 € mensuel brut indexé) avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient :

• de chèques-repas ;
• d’une assurance hospitalisation ;
• d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances.

Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

Les postes proposés dans la présente offre seront prochainement soumis à la consultation de la réserve statutaire existante. En cas de candidatures de lauréats statutaires, ceux-ci seront prioritaires. 
Les lauréats de la sélection contractuelle visée par la présente offre seront, dans tous les cas, versés dans une réserve d'engagement, valable un an.

Concernant la fonction :
Madame Myriam ROBA
081/ 32 14 20 - myriam.roba@spw.wallonie.be

Concernant la procédure de sélection : 
Direction fonctionnelle et d’appui
081 32 15 96 - selection.dfa.sg@spw.wallonie.be

La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. 

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.  
Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.  

Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes. 

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?  

Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par le SELOR (Bureau de sélection de l’administration fédérale), des dispositions particulières, d’ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap.