Service public de Wallonie intérieur et action sociale

Direction fonctionnelle et d’appui

Avenue Bovesse, 100

5100 Jambes

• Assurer le suivi et le développement d’une collaboration fonctionnelle avec le SPW Support pour ce qui concerne les thématiques suivantes sans préjudice d'une organisation spécifique au SPW Intérieur et Action sociale (la fonction publique et la GRH, le bien-être et la sécurité au travail, la communication interne et externe, la logistique, les budgets et la comptabilité, l'informatique et l'accompagnement du mandataire)
• Assumer l'exécution du plan de personnel, la gestion optimale des ressources humaines (en outre, l’application de la Charte de bonne conduite administrative, la répartition des tâches, la formation, la prévention, la gestion des conflits, le suivi des évaluations, la gestion prévisionnelle des départs), l’implantation et la ise en œuvre des grandes orientations développées par le GW, le Costra, le Support, l’information au personnel, la communication interne et externe au SPW Intérieur et Action sociale, la représentation du SPW Intérieur et Action sociale au sein des réseaux internes et externes dans le cadre de missions spécifiques, la  maintenance courante du parc informatique, la maintenance courante du SPW Intérieur et Action sociale (petits entretiens et réparations), la gestion des ressources matérielles et immatérielles, la coordination des travaux préparatoires du budget, l’exécution et le suivi du budget et les tâches de secrétariat du Comité de direction, du CCB,…
• Fournir un accompagnement stratégique au mandataire dans la préparation du contrat d'administration
• Assister le mandataire dans l’application de la lettre de mission (gestion générale, spécifique et transversale)
• Suivre le contrat d'administration (via notamment des tableaux de bord et indicateurs)
• Aider le mandataire et les inspecteurs généraux dans la fixation des objectifs (traduction du contrat d'administration par identification, fixation et formulation des objectifs)
• Préparer, en ce qui concerne le contrat d'administration, les travaux et les décisions du Comité de direction (pré-analyses des TB, analyses et commentaires sur avancement des objectifs, rédaction de rapports,…)
• Emettre des propositions d'amélioration au regard du contrat d'administration ou encore des projets du Gouvernement wallon
• Assurer le suivi des collaborations entre les différents SPW.

Que fait un assistant administratif au SPW ?

• Vous gérez et traitez des dossiers administratifs
• Vous rédigez des documents administratifs (courriers, notes, formulaires, compte-rendu, retranscription d’entretiens enregistrés…)
• Vous encodez des données
• Vous gérez le courrier entrant et sortant
• Vous gérez les relations avec les usagers internes et/ou externes
• Vous répondez aux informations demandées
• Vous organisez et gérez le classement de dossiers de manière physique et/ou informatique
• Vous organisez logistiquement des réunions
• Vous supportez éventuellement l’organisation du service

Votre poste implique :

• Aucune particularité

Diplôme requis (de plein exercice ou de promotion sociale) :

• Certificat de l’enseignement secondaire supérieur (CESS)
• Certificat d’étude de 6ème année professionnelle ·
• Certificat de qualification de 6ème année ·
• Diplôme d’aptitude à accéder à l’enseignement supérieur ·
• Diplôme universitaire ou supérieur de type long (de base de 2ème cycle)
• Diplôme de baccalauréat ou de type court (de base de 1er cycle)

OU Certification professionnelle requise :

• Certifications professionnelles positionnées au niveau 3 au moins d’un cadre de certification belge (vous pouvez notamment consulter le site suivant : https://cfc.cfwb.be).
• Certificats d’apprentissage de l’IFAPME ou du SFPME.
• Diplôme obtenu dans la filière de coordination et d'encadrement de l’IFAPME.
• Diplôme de chef d’entreprise de l’IFAPME ou du SFPME.

Compétences techniques

• Rédaction – S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire
• Informatique – Utiliser les fonctionnalités de base d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation * et messagerie électronique)
• Gestion de l’information - Capitaliser des informations, des procédures et de la documentation, les exploiter et les diffuser
• Dispositions légales et normatives – Appliquer et faire respecter les dispositions légales, les procédures, les normes et/ou les réglementations en vigueur *
• Expression orale – S’exprimer oralement dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire

Compétences comportementales

• Rigueur – Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision
• Gestion de suivi – Surveiller l’état d’avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus
• Communication – Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise
• Collaboration – Coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs
• Polyvalence – Passer aisément d’une activité et/ou d’un projet à un autre en fonction des besoins du service

Compétences comportementales spécifiques au poste

• Gestion du stress - Demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions
• Planification - Organiser les activités dont on a la charge en tenant compte des délais et des priorités

Conditions d’accès au poste

• Aucune

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

• Répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
• Etre adressés pour le 04-09-23 au plus tard
  • par mail à Madame Sophie Detaille, Attachée,
  • à l’adresse suivante : sophie.detaille@spw.wallonie.be
• comprendre un CV à jour ;
• comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction,
  • avec la référence : CR/DFA
• comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction.
   

Un extrait de casier judiciaire, nécessaire à l’engagement, sera demandé directement au Casier judiciaire central par la direction « Talents Wallonie » du SPW.

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

1. Jouir des droits civils et politiques ;
2. Satisfaire aux lois sur la milice ;
3. Justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
4. Être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;
5. Être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.
    

Certificat de milice :

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles .

Connaissance de la langue française :

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement.

Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte Selor et choisir la rubrique « Tests linguistiques ».  Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques de Selor via le mail linguistique.fr@bosa.fgov.be ou par téléphone au +32 2 740 74 74 pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Travaillerpour.be.

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie .

Nous vous informons par ailleurs que cette fonction ne permet pas l’octroi d’un permis de travail, car il ne s’agit ni d’une fonction en pénurie, ni d’une fonction hautement qualifiée.

Toutefois, dans tous les cas, vous êtes dispensé d’obtenir un permis de travail si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

• ressortissant de l’Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique ;
• ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l’accord de retrait ;
• admis au séjour illimité (vous êtes en possession d’une carte d’identité d’une durée de 5 ou 10 ans) ;
• réfugié reconnu ;
• demandeur d’asile ;
• étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine) ;
• étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial.

Nous vous proposons un contrat de remplacement.

• Vous bénéficierez du barème  C3 (à partir de 2.277,95 € mensuel brut indexé), avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient :

• de chèques-repas ;
• d’une assurance hospitalisation ;
• d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances.

Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

Concernant la fonction et la procédure de sélection :

• Madame Sophie Detaille, Attachée
• 081/327 221
• sophie.detaille@spw.wallonie.be

La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.

Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.

Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?

Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par Travaillerpour.be, des dispositions particulières, d’ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap.