Chargé d’accueil et d’intendance (m/f/x)

L’AWEX – Agence Wallonne à l’exportation et aux investissements étrangers recherche un chargé d’accueil et d’intendance pour son implantation de Loyers.

AWEX

Département des services support

Cellule Logistique

6, Avenue des Dessus de Lives - 5101 Loyers

Spécifiquement pour la Cellule Logistique :

  • Contribuer à l’information, à l’accueil et à l’orientation des usagers (citoyens, entreprises,…) ainsi qu'à l'intendance du bâtiment en veillant à donner une image positive et professionnelle de l’organisation.

 

L’agent sera en charge de l’accueil et de l'intendance du bâtiment incluant la logistique et aura entre autres pour mission de :

  • Gérer les accueils (téléphone et accueil des visiteurs) ;
  • Gérer le service postal interne et les navettes courriers ;
  • Relever la boite aux lettres, scanner et distribuer le courrier ;
  • Collecter et assurer le nettoyage de la vaisselle quand nécessaire ;
  • Réapprovisionner les kitchenettes en vaisselle et autres accessoires ;
  • Gérer les réservations de salles via la plateforme informatique ;
  • Assurer la bonne organisation logistique de réunions ou de certains événements (accueil, dressage, installation, rangement, désinfection, matériel de visio conférence) ;
  • Gérer les commandes (catering, les bons de commandes internes liés à l’économat et les consommables) ;
  • Apporter une aide administrative à la cellule logistique ;
  • Assurer le maintien du bon fonctionnement des équipements et des locaux ;
  • Assurer le rangement d'archives ;
  • Contact avec les impétrants ;
  • Réceptionner et distribuer les livraisons ;
  • Gérer les badges d’accès au bâtiment ;
  • Alimenter et tenir à jour les présentoirs de brochures ;
  • Soigner les plantes vertes.

 

Par ailleurs, en tant que référent logistique du bâtiment, l'agent sera chargé de relayer auprès de ses collègues du  service : 

  • Toute information utile et suggestion éventuelle associée à la bonne gestion logistique de l’unité décentralisée ;
  • Tout dysfonctionnement technique lié à son bâtiment qui n’est pas dans le scope du bailleur ;
  • Toute demande d’intervention d’un sous-traitant pour un dépannage quelconque afin d’être au courant des factures relatives à ces demandes ;
  • Toute anomalie de prestation de la société de nettoyage
  • Tout document administratif lié aux matières logistiques du centre (bail, facture, note d’envoi, bordereau de prestation…) ;
  • Tout besoin de déménagement, déclassement de matériel, montage/démontage éventuel de mobilier et demande d’archivage.

 

Enfin, l'agent sera amené à :

  • Se rendre disponible pour la visite de ses lieux lors d’un marché public ou une demande de prix ;
  • Être la personne de contact pour les commandes d’économat / mobilier / matériel divers.

L’Agence wallonne à l’Exportation et aux Investissements étrangers (AWEX) est le département de la Région wallonne en charge de la promotion du commerce extérieur et de l’accueil des investisseurs étrangers. Ses trois principales missions consistent à :  

  

  1. Soutenir les exportations wallonnes dans le monde  
  2. Prospecter les investisseurs étrangers  
  3. Promouvoir la Wallonie à l’international  

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la fonction :

 

Votre poste implique :

  • Être en possession d'un diplôme de niveau C (CESS)
  • Démarrer sa journée de travail à 7h30 obligatoirement
  • Posséder le permis B
  • Disposer d'un véhicule personnel
  • Être disposé à prester en dehors des plages horaires habituelles si nécessaire
  • effectuer des déplacements de courtes distances si nécessaire

Diplôme

  • Diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) ou équivalent

 

Compétences techniques

  • Technique professionnelle : mettre en œuvre les méthodes et/ou les techniques propres à la matière
  • Rédaction : s’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire
  • Informatique : utiliser les fonctionnalités de base d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique)
     

Compétences comportementales

  • Adaptabilité : Ajuster sa méthode de travail à l’évolution des circonstances et des exigences de la situation
  • Agir de manière orientée service : Accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs
  • Faire preuve de fiabilité : Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité
  • Communication : Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise
  • Planification du travail : Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités
  • Gestion du stress : Demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions
  • Rigueur : Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision
  • Autonomie :Accomplir son travail sans supervision directe
  • Polyvalence : Passer aisément d’une activité à une autre en fonction des besoins du service
     

Conditions d’accès au poste

  • Être en possession d'un diplôme de niveau C (CESS)
  • Posséder le permis B

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • être adressés pour le 28-12-23 au plus tard
  • comprendre un CV à jour ;
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction,
    • avec la référence : 2023-238/LOG/Chargé d’accueil et d’intendance
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction.

 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.
 

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

  1. Jouir des droits civils et politiques ;
  2. Satisfaire aux lois sur la milice ;
  3. Justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
  4. Être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;
  5. Être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.
     

Certificat de milice :

Le certificat de milice ne sera pas exigé.
 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png.

Connaissance de la langue française :

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement.

Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte Selor et choisir la rubrique « Tests linguistiques ».  Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques de Selor via le mail linguistique.fr@bosa.fgov.be ou par téléphone au +32 2 740 74 74 pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png.

 

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png.

Nous vous informons par ailleurs que cette fonction ne permet pas l’octroi d’un permis de travail, car il ne s’agit ni d’une fonction en pénurie , ni d’une fonction hautement qualifiée.

Toutefois, dans tous les cas, vous êtes dispensé d’obtenir un permis de travail si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

  • ressortissant de l’Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique ;
  • ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l’accord de retrait ;
  • admis au séjour illimité (vous êtes en possession d’une carte d’identité d’une durée de 5 ou 10 ans) ;
  • réfugié reconnu ;
  • demandeur d’asile ;
  • étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine) ;
  • étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial.

Nous vous proposons un contrat de remplacement d’une durée de 1 an minimum

  • Vous bénéficierez du barème  C3 (à partir de 2323,51 € mensuel brut indexé), (sans année d’ancienneté).

avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 10 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).  Ces éléments sont non négociables.



Les membres du personnel bénéficient des avantages suivants :

  • Chèques-repas
  • Prime de fin d’année
  • Pécule de vacances
  • Assurance hospitalisation de base gratuite pour le membre du personnel et possibilité de bénéficier de conditions avantageuses pour les membres du ménage
  • Nombreuses possibilités de formations
  • 27 jours de congés par année de travail (congés promérités proportionnels aux prestations de l’année en cours)
  • Autres avantages spécifiques au service public permettant une qualité de vie en adéquation avec le travail.

 

Autres avantages :

  • Horaire flexible pour la majorité des fonctions
  • Intervention du service social (primes de naissance, Saint-Nicolas des enfants, aide juridique gratuite, possibilité d'activités extra-professionnelles, …)
  • Possibilité de travail à domicile (sous conditions)
     

Dans le cadre strict de l’exercice de certaines fonctions, vous pouvez également avoir droit à :

  • la mise à disposition d'un PC portable
  • des indemnités pour prestations irrégulières
  • l'octroi d'un GSM professionnel
  • une allocation de connaissance des langues nationales

Concernant la fonction :

Madame Anne Cantineau, Chef de service

a.cantineau@awex.be

 

 

Concernant la procédure de sélection :

L’équipe recrutement de l’AWEX : recrutement@awex.be

 

La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. 

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.  

Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.  

Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.   

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?  

Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par l’AVIQ, des dispositions particulières, d’ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap. 

Type d'emploi : Contractuel (personnel engagé après une sélection au sein de l'administration concernée)

Type de contrat : Contrat de remplacement

Date de clôture : 28/12/2023

Nombre de postes : 1

Région : Namur

Lieu de travail : Loyers

Référence de l'offre : 2023-238

Niveau de diplôme : NIVEAU C (niveau secondaire supérieur)

Employeur : Agence wallonne à l'Exportation et aux Investissements étrangers (AWEX)

Famille de fonction : Support

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