Assistant administratif (M/F/X)

Expert en gestion de courrier et administration, vous aimez trier, distribuer et gérer efficacement les documents au sein d’un bureau régional.

On peut vous confier sans hésitation des tâches administratives et 

vous comptez comme un support précieux pour votre équipe !

AVIQ

Direction du Bureau Régional de Libramont

Rue du Village 5

6800 LIBRAMONT

En tant qu’assistant administratif, votre mission sera d’apporter votre soutien administratif à l’équipe du Bureau Régional de Libramont

 

Spécifiquement pour la direction du bureau régional de Libramont :

  • En collaboration avec d’autres collègues, trier le courrier entrant au bureau régional de Libramont :
    • Distinguer le courrier spécifique à chaque matière puis le distribuer à l’agent traitant,
    • Envoyer le courrier externe vers le bon destinataire (factures par exemple).
  • En collaboration avec d’autres collègues, gérer la boite mail du bureau régional
    • Transférer les mails destinés aux agents compétents,
    • Traiter les mails lorsque c’est une demande d’intervention (processus LEAN).
  • Assurer un support administratif à l’équipe qui gère la matière des aides-matérielles, aides-techniques et aménagement de domicile :
    • Rédiger et envoyer les rappels,
    • Rédiger et envoyer les décisions à la signature,
    • Notifier les décisions et envoyer le courrier de décision,
    • Notifier les décisions dans le LAM Gérer la boite mail de l’équipe
  • Scanner des documents entrants et sortants.
  • Classer les dossiers clôturés
  • Assurer un support administratif à l’infirmière et à la psychologue pour le transfert de dossiers vers d’autres BR
    • Préparer les dossiers pour envoi (par navette ou scan)
    • Effectuer le suivi et la traçabilité des envois

Le bureau régional est une équipe pluridisciplinaire composée de médecins, de psychologues, d’assistants sociaux, d’ergothérapeutes, d’agents d’intégration sociale, d’agents d’intégration professionnelle et de divers profils administratifs. Il reçoit et traite l'ensemble des demandes introduites par les personnes en situation de handicap domiciliées sur le territoire de sa compétence.

Il comprend une cellule d'accueil et d’orientation chargée d'informer et de conseiller les citoyens ayant des besoins spécifiques.

En collaboration avec cette cellule d’accueil, des cellules spécialisées gèrent l’analyse des demandes d’intervention spécifiques à l’AVIQ-Handicap en emploi-formation, en aide matérielle et en accueil-hébergement-services d’aides en milieu de vie. Ces cellules spécialisées examinent l’admissibilité et l’opportunité des demandes, vérifient si les critères d'intervention sont satisfaits, formulent une décision motivée et la soumette au responsable du bureau régional avant de la notifier à la personne concernée. Tout au long du processus, leur mission est d’informer et de conseiller dans leur domaine d’expertise les personnes en situation de handicap, leurs proches et les professionnels qui les entourent.

Diplôme

  • Vous êtes diplômé de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) (si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, veuillez-vous référer aux informations reprises dans les modalités de contact)

 

Expérience exigée

Une expérience professionnelle de minimum 1 année est exigée (l’expérience doit être acquise au plus tard à la date de la clôture des inscriptions).

La vérification de votre expérience professionnelle se fera sur base de votre CV. Nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre CV et d’indiquer les dates de manière précise (jour-mois-année).
 

Compétences techniques

  • Vous avez un goût prononcé pour le travail administratif
  • Vous êtes capable de comprendre et d’appliquer une législation
  • Vous faites impérativement preuve de rigueur et de précision
  • Vous êtes capable d’organiser votre travail et avez le sens des priorités
  • Vous maitrisez la langue française tant oralement qu’à l’écrit
  • Vous maitrisez les outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point et Outlook)

 

Compétences comportementales

  • Vous possédez l’esprit collaboratif et favorisez le travail en équipe
  • Vous avez le souci du respect de la confidentialité des données traitées
  • Vous êtes de nature optimiste et dynamique
  • Vous êtes capable de vous adapter à un environnement de travail partagé avec d’autres collègues ce qui nécessite de la discrétion et de la concentration
  • Vous êtes orienté vers la satisfaction de l’usager, faites preuve d’empathie et possédez une réelle qualité de contact
  • NB : les tâches de cette fonction nécessitent une présence quotidienne au bureau

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée
  • être adressés pour le 02-06-24 au plus tard à Madame Véronique VANDUYFHUYS
  • Via ce lien : https://www.aviq.be/fr/offres-d-emploi
  • comprendre un CV à jour ;
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction,
    • avec la référence : 1207/24/RE
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction.
     

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les candidatures doivent absolument respecter les modalités de sélection.

Au-delà de 50 candidatures reçues, la Direction des ressources humaines se réserve le droit de clôturer l’offre d’emploi préalablement à cette date.

Une première sélection se fera sur la base des candidatures reçues.

Seules les candidatures complètes seront prises en compte : CV et lettre de motivation rédigés en français ainsi que votre diplôme ou attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour le poste, délivrée par la fédération Wallonie Bruxelles (Communauté française de Belgique) si votre diplôme a été obtenu à l’étranger.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notamment le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Les candidats correspondant le mieux au profil requis seront invités par téléphone à un jury de sélection (l’audition peut être complétée par un test écrit préalable).

Aucun report de date ne sera possible. Le jury sera organisé en présentiel et se tiendra au sein de l’administration centrale de l’AVIQ située à Montignies-sur-Sambre (ce bâtiment est accessible aux personnes à mobilités réduites, des places de parking sont prévues à cet effet).

 

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

  1. Jouir des droits civils et politiques ;
  2. Satisfaire aux lois sur la milice ;
  3. Justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
  4. Être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;
  5. Être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.
     

Certificat de milice :

Le certificat de milice ne sera pas exigé.
 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png

 

Connaissance de la langue française :

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement.

Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte Selor et choisir la rubrique « Tests linguistiques ».  Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques de Selor via le mail linguistique.fr@bosa.fgov.be ou par téléphone au +32 2 740 74 74 pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor. Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png

 

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png

Nous vous informons par ailleurs que cette fonction ne permet pas l’octroi d’un permis de travail, car il ne s’agit ni d’une fonction en pénurie, ni d’une fonction hautement qualifiée.

Toutefois, dans tous les cas, vous êtes dispensé d’obtenir un permis de travail si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

  • ressortissant de l’Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique ;
  • ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l’accord de retrait ;
  • admis au séjour illimité (vous êtes en possession d’une carte d’identité d’une durée de 5 ou 10 ans) ;
  • réfugié reconnu ;
  • demandeur d’asile ;
  • étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine) ;
  • étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial.

Nous vous proposons un contrat à durée déterminée de 12 mois.

  • Vous bénéficierez du barème  C3 (à partir de 2323,51 € mensuel brut indexé), (sans année d’ancienneté).
  • Vous bénéficierez du barème  C3 (à partir de 2547.84 € mensuel brut indexé), (à 6 années d’ancienneté).

avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).  Ces éléments sont non négociables.


Les membres du personnel bénéficient des avantages suivants :

Travailler à l’AVIQ comporte des avantages, découvrez les ici  https://www.aviq.be/fr/decouvrez-ce-que-travailler-laviq-veut-dire

 

Concernant la fonction :

  • Madame Emilie GELON Responsable du Bureau Régional de Libramont
  • Téléphone : 0479/86.11.32
  • Courriel : emilie.gelon@aviq.be
     

Concernant la procédure de sélection :

  • Madame Véronique VANDUYFHUYS – Collaboratrice administrative RH
  • Téléphone : 071/33.73.88
  • Courriel : recrutement@aviq.be

Si vous avez besoin d’adaptation des modalités de sélection / recrutement, vous pouvez contacter cette même personne

La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. 

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.  

Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.  

Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes. 

 

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?  

Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par le SELOR (Bureau de sélection de l’administration fédérale), des dispositions particulières, d’ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap. 

Type d'emploi : Contractuel (personnel engagé après une sélection au sein de l'administration concernée)

Type de contrat : Contrat à durée déterminée

Date de clôture : 02/06/2024

Nombre de postes : 1

Région : Luxembourg

Lieu de travail : Libramont

Référence de l'offre : 1207/24/RE

Niveau de diplôme : NIVEAU C (niveau secondaire supérieur)

Employeur : Agence pour une Vie de Qualité (AVIQ)

Famille de fonction : Social et santé

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