SPW Secrétariat général

SPW Digital

Boulevard du Nord, 8 à 5000 Namur

Spécifiquement pour le SPW Digital :

• Vous exécutez les tâches liées au secrétariat du Directeur général (gestion de l’agenda, prise de rendez-vous, gestion du courrier entrant et sortant, organisation des réunions, gestion des mails) dans le respect de la confidentialité.
• Vous organisez l’ordre du jour des réunions internes.
• Vous lisez et comprenez des textes/emails rédigés en anglais.
• Vous organisez et gérez le classement de dossiers de manière informatique et physique.
• Vous préparez et rédigez des courriers, des comptes-rendus, notes, rapports sur diverses thématiques et participez à leur diffusion notamment via publipostage.
• Vous gérez les données du service en les interprétant et les encodant dans les fichiers informatiques (notamment via Excel), vous contrôlez les données importées et vous mettez à jour les bases de données (Sharepoint ou autre) dans les délais impartis.
• Vous préparez les Powerpoint et participez à l’élaboration des statistiques relatives à divers dossiers.

Dans un monde où se côtoient défis à relever et opportunités, le Gouvernement a souhaité mettre en place le SPW Digital, pour offrir de vastes perspectives et ainsi améliorer le service aux usagers.
 

Le SPW Digital ambitionne de mettre les usagers au centre de ses préoccupations et est organisé autour de 8 pôles/départements. Ces pôles/départements construisent, chacun pour son périmètre, une offre de service de qualité répondant aux besoins des usagers. Qu’il s’agisse des méthodes de travail employées (méthode de gestion de projets Agile), de l’adoption de nouvelles technologies (intelligence artificielle ou internet des objets) en passant par la production d’applications informatiques ou encore la mise à disposition de matériels, logiciels et autres réseaux informatiques, l’ensemble est pensé pour mettre l’accent sur la construction de partenariats solides tirant bénéfices des compétences et de l’expérience de chaque service et de chaque agent.

Que fait un Secrétaire de direction au SPW ?

• Vous exécutez des tâches liées au secrétariat (gestion d’agenda, préparation et/ou rédaction de documents administratifs, comptes-rendus, gestion de mails, gestion de l’économat…) dans le respect des règles de confidentialité
• Vous gérez les appels téléphoniques, et l'accueil des visiteurs
• Vous gérez les réunions de travail et de service via l’organisation pratique des rencontres, la préparation des supports et des dossiers, la diffusion des comptes rendus…
• Vous gérez le suivi administratif et/ou budgétaire des dossiers
• Vous préparez, rédigez et mettez en forme des documents administratifs (courriers, formulaires, notes, comptes rendus, procès-verbaux, rapports…)
• Vous classez et archivez physiquement et/ou électroniquement des documents
• Vous participez, avec des intervenants internes et/ou externes, à des groupes de travail, des réunions, des colloques, des conférences…

Diplôme 

• Diplôme de l’enseignement supérieur de type court (formation de base d’un cycle, p. ex : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale délivré par une haute école belge en secrétariat, secrétariat de direction, ou assistant de direction
• Diplômes, certificats d'études ou autres titres correspondant à la fonction à pourvoir qui peuvent être pris en considération pour l'admission au niveau A (diplôme universitaire ou de type long).

OU

Certification professionnelle requise correspondant à la fonction à pourvoir :

• Certifications professionnelles positionnées au niveau 5 au moins d’un cadre de certification belge (vous pouvez notamment consulter le site suivant : https://cfc.cfwb.be).
• Diplôme obtenu dans la filière de coordination et d’encadrement de l’IFAPME  à la condition que le certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS) ait été exigé pour l'inscription à la formation.

• Diplôme de chef d’entreprise de l’IFAPME ou du SFPME à la condition que le certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS) ait été exigé pour l'inscription à la formation.

Compétences techniques

• Compréhension – Comprendre et appliquer des instructions techniques orales et/ou écrites
• Expression orale – S’exprimer oralement dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire
• Rédaction – S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire
• Informatique – Utiliser les fonctionnalités avancées d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique)
• Gestion de l’information – Capitaliser des informations, des procédures et de la documentation, les exploiter et les diffuser
• Langue anglais (Atout) - Comprendre à la lecture et à l’audition une langue étrangère à la langue maternelle

Compétences comportementales

• Rigueur – Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision
• Planification du travail – Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités
• Gestion de suivi – Surveiller l’état d’avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus
• Polyvalence – Passer aisément d’une activité et/ou d’un projet à un autre en fonction des besoins du service
• Collaboration – Coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs
• Adaptabilité - Ajuster sa méthode de travail à l’évolution des circonstances et des exigneces de la situation
• Créativité - Adapter les méthodes et approches actuelles de façon novatrice ou en concevoir de nouvelles
• Faire preuve de fiabilité - Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité
• Autonomie : Accomplir son travail sans supervision directe
• Gestion du stress : Demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maitrisant ses émotions

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

• répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
• être adressés pour le 19-06-24 au plus tard par mail
  • à l’adresse suivante : selection.dfa.sg@spw.wallonie.be
• comprendre un CV à jour ;
• comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction
  • avec la référence : C08770 – Secrétaire de direction

• comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction.
   

Les auditions auront probablement lieu le lundi 01/07/2024.

Un extrait de casier judiciaire, nécessaire à l’engagement, sera demandé directement au Casier judiciaire central par la direction « Talents Wallonie » du SPW.

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

1. jouir des droits civils et politiques ;
2. satisfaire aux lois sur la milice ;
3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;
5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir.

Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.
 

Certificat de milice : le certificat de milice ne sera pas exigé.
 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par l'une des Communautés (française, flamande ou germanophone).

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notamment le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles .
 

Connaissance de la langue française :

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par le SPF BOSA (travaillerpour.be). Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement.

Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte du site travaillerpour.be  et choisir la rubrique « Tests linguistiques ».  Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques du SPF BOSA (travaillerpour.be) via le mail linguistique.fr@bosa.fgov.be ou par téléphone au +32 2 740 74 74 pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site du SPF BOSA (travaillerpour.be)

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie .

Nous vous informons par ailleurs que cette fonction ne permet pas l’octroi d’un permis de travail, car il ne s’agit ni d’une fonction en pénurie, ni d’une fonction hautement qualifiée.
 

Toutefois, dans tous les cas, vous êtes dispensé d’obtenir un permis de travail si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

• ressortissant de l’Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique
• ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l’accord de retrait
• admis au séjour illimité (vous êtes en possession d’une carte d’identité d’une durée de 5 ou 10 ans) ;
• réfugié reconnu
• demandeur d’asile
• étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine)
• étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial.

Nous vous proposons un contrat dans l'attente du recrutement d'un agent statutaire.
Le contrat sera conclu à durée indéterminée avec une clause résolutoire (fin de contrat de travail lors de l'entrée effective de l'agent statutaire).

• Vous bénéficierez du barème  B3/1 (à partir de 3206,81 € mensuel brut indexé), (sans année d’ancienneté).

Les membres du personnel bénéficient des avantages suivants :

• Chèques-repas
• Prime de fin d’année
• Pécule de vacances
• Assurance hospitalisation de base gratuite pour le membre du personnel et possibilité de bénéficier de conditions avantageuses pour les membres du ménage
• Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail

• Possibilité de recevoir une indemnité pour les déplacements à vélo
• Nombreuses possibilités de formations
• 27 jours de congés par année de travail (congés promérités proportionnels aux prestations de l’année en cours)
• Autres avantages spécifiques au service public permettant une qualité de vie en adéquation avec le travail.

Autres avantages :

• Horaire flexible pour la majorité des fonctions
• Intervention du service social (primes de naissance, Saint-Nicolas des enfants, aide juridique gratuite, possibilité d'activités extra-professionnelles, …)
• Possibilité de travail à domicile (sous conditions)
• Possibilité de prise en charge partielle des frais de déplacement réalisés en voiture sous certaines conditions très strictes

Dans le cadre strict de l’exercice de certaines fonctions, vous pouvez également avoir droit à :

• la mise à disposition d'un PC portable
• des frais de parcours - de séjour - de déplacements
• des indemnités pour prestations irrégulières
• l'octroi d'un GSM professionnel
• une allocation de connaissance des langues nationales
• la mise à disposition gratuite d'un logement (maisons forestières et éclusières et conciergeries)

Concernant la fonction :

• Monsieur David Wattecamps, Directeur général du SPW Digital
• 081/77.20.74
• david.wattecamps@spw.wallonie.be

Concernant la procédure de sélection :

• 081/32.15.07.
• selection.dfa.sg@spw.wallonie.be

La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. 

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.  

Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.  

Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.   
 

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?  

Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par Travaillerpour.be, des dispositions particulières, d’ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap.