AWEX

Direction Salons, Evènements et Protocole (Direction SEP)

Place Sainctelette, 2 -1080 Bruxelles

La Direction Salons, Événements et Protocole (Direction SEP) est en charge de la mise en œuvre logistique et organisationnelle des actions (dont les salons, colloques, invitations d’acheteurs, événements divers) pour les partenaires et les clients de l'AWEX, en Belgique et à l'étranger afin de leur donner, et ainsi à la Wallonie dans son ensemble, la meilleure visibilité possible au travers des salons et événements.

La Direction SEP se charge aussi du protocole lié à ces actions ou à toute rencontre nécessitant un service protocolaire (accueil d’Ambassadeurs, Ministres et Ministres-Présidents, VIP, … lors d’événements, de missions princières et de Visites d’Etats, ...).

Elle est également responsable des réservations de transport, logements et salles de séminaires/colloques liées à ces actions via sa cellule "Missions de service".

Le poste à pourvoir sera rattaché à la partie protocole et missions de service.

Que fait un Project Manager Protocole et Missions de service à l’AWEX ?

Les activités principales du Project Manager Protocole et Missions de service peuvent impliquer, dépendamment des missions/actions/évènements les tâches suivantes :

• Collaborer en bonne intelligence avec les acteurs internes et externes concernés, que cela soit des prestataires de service ou des services publics partenaires;
• Coordonner l’organisation des aspects protocolaires en ce compris assurer les accueils protocolaires ;
• Assurer les aspects logistiques liés aux déplacements des différents participants dans le cadre des actions de l’Agence soit
  • Identification des besoins des voyageurs;
  • Demandes et analyse des devis pour les transports, hébergements et salles de séminaires et effectuer les réservations ;
  • Gestion des locations de véhicules ;
  • Gestion des déplacements des VIP;
  • Utilisation des outils spécifiques de réservation et d’organisation en ligne mis à la disposition de la Direction Salons, Evénements et Protocole ;
• Assurer les contacts d’ordre logistique avec les opérateurs (entreprises, partenaires, décideurs/investisseurs, journalistes, etc.);
• Participer au suivi budgétaire des actions (suivi au sein du logiciel comptable et réalisation des bons de commandes);
• Effectuer la mise en concurrence des différents prestataires dans le cadre de marchés publics relatifs à l’organisation de missions (locations de véhicules, déplacements, logements, etc.).

Si vous souhaitez en savoir plus sur la fonction :

• AWEX - Project Manager Protocole et Missions de service H/F

Votre poste implique :

• La fonction requiert d'être disposé à se déplacer en Belgique et à l'étranger. Le poste prévoit, en principe, en moyenne 4 déplacements par an à l'étranger (UE et hors UE) auxquels peuvent s’ajouter des missions ponctuelles.

Diplôme

• Être en possession d'un diplôme de niveau B (bachelier professionnalisant)

Expérience exigée

• Une expérience professionnelle de minimum 2 Années est exigée (l’expérience doit être acquise au plus tard à la date de la clôture des inscriptions).
   

Compétences techniques

• Gestion de projets - Identifier les acteurs, les outils méthodologiques, les ressources nécessaires et les risques potentiels inhérents à un projet, le mettre en œuvre et en gérer les différentes phases de vie
• Dispositions légales et normatives - Appliquer les dispositions légales, les procédures, les normes et/ou les réglementations en vigueur
• Logistique - Gérer la logistique au niveau des équipements, des fournitures et/ou des services
• Informatique - Utiliser les fonctionnalités de base d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique)
• Anglais - pratique courante (niveau B2 minimum);
• Néerlandais – compréhension (dans le cadre de réunions bilingues)

Compétences comportementales

• Polyvalence - Passer aisément d’une activité et/ou d’un projet à un autre en fonction des besoins du service
• Adaptabilité - Ajuster sa méthode de travail à l’évolution des circonstances et des exigences de la situation
• Gestion du stress - Demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions
• Prise d’initiatives - Mettre en place de sa propre initiative des actions en prenant en considération leurs impacts
• Orientation client - Faire preuve de sens commercial et mettre en priorité la maximisation de la satisfaction et de l’expérience des clients externes et internes
   

Conditions d’accès au poste

• Être de bonne conduite et de bonne moralité;
• Posséder les aptitudes requises pour la fonction.

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

• répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée
• être adressés pour le 31-12-24 au plus tard
  • via le formulaire en ligne AWEX - Project Manager Protocole et Missions de service H/F
• comprendre un CV à jour ;
• comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction,
• comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction.

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel)

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.
 

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

1. Jouir des droits civils et politiques ;
2. Satisfaire aux lois sur la milice ;
3. Justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
4. Être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;
5. Être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.
    

Certificat de milice :

Le certificat de milice ne sera pas exigé.
 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles .

Connaissance de la langue française :

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement.

Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte Selor et choisir la rubrique « Tests linguistiques ».  Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques de Selor via le mail linguistique.fr@bosa.fgov.be ou par téléphone au +32 2 740 74 74 pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor .

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie .

Nous vous informons par ailleurs que cette fonction ne permet pas l’octroi d’un permis de travail, car il ne s’agit ni d’une fonction en pénurie , ni d’une fonction hautement qualifiée.

Toutefois, dans tous les cas, vous êtes dispensé d’obtenir un permis de travail si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

• ressortissant de l’Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique ;
• ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l’accord de retrait ;
• admis au séjour illimité (vous êtes en possession d’une carte d’identité d’une durée de 5 ou 10 ans) ;
• réfugié reconnu ;
• demandeur d’asile ;
• étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine) ;
• étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial.

Nous vous proposons un contrat de remplacement d’une durée d’1 an, renouvelable (en vue d’un CDI)

• Vous bénéficierez du barème  B3/1 (à partir de 3.206,81 € mensuel brut indexé), avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).  Ces éléments sont non négociables.

Les membres du personnel bénéficient des avantages suivants :

• Chèques-repas
• Prime de fin d’année
• Pécule de vacances
• Assurance hospitalisation de base gratuite pour le membre du personnel et possibilité de bénéficier de conditions avantageuses pour les membres du ménage
• Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
• Possibilité de recevoir une indemnité pour les déplacements à vélo

• Nombreuses possibilités de formations
• 27 jours de congés par année de travail (congés promérités proportionnels aux prestations de l’année en cours)
• Indemnité vestimentaire annuelle de 1270€ (liée au protocole - à justifier sur base d’achats de vêtements liés à ces fonctions)
• Autres avantages spécifiques au service public permettant une qualité de vie en adéquation avec le travail.

Autres avantages :

• Horaire flexible pour la majorité des fonctions
• Intervention du service social (primes de naissance, Saint-Nicolas des enfants, aide juridique gratuite, possibilité d'activités extra-professionnelles, …)
• Possibilité de travail à domicile (sous conditions, en fonction des priorités du service)
• Possibilité de prise en charge partielle des frais de déplacement réalisés en voiture

• La mise à disposition d'un PC portable
• Des frais de parcours - de séjour - de déplacements
• Des indemnités pour prestations irrégulières
• L'octroi d'un GSM professionnel
• Une allocation de connaissance des langues nationales

Concernant la fonction et la procédure de sélection

• Equipe recrutement AWEX
• recrutement@awex.be
• +32 2 421 85 56

La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. 

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.  

Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.  

Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.   

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?  

Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par l’AVIQ, des dispositions particulières, d’ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap.