Secrétaire de direction (m/f/x)

Si vous excellez dans l’organisation et la gestion administrative, mettez vos talents au service d’une équipe engagée dans le soutien aux personnes en situation de handicap.

L’AVIQ, du sens et du talent !

AVIQ

Au sein du Département Handicap, en étroite collaboration avec la Responsable du Département

Boulevard Mayence 14

6000 Charleroi

Spécifiquement pour le Département Handicap … :

En tant que secrétaire de direction, vous jouerez un rôle crucial de soutien opérationnel et administratif de la responsable du Département handicap.
 

Qu’allez-vous faire concrètement ?

  • Assister la responsable du Département handicap dans la gestion quotidienne des tâches administratives et organisationnelles
    • Gérer son calendrier : suivi des rendez-vous, gestion des priorités, organisation des déplacements professionnels, organisation de réunions…
    • Préparer la documentation nécessaire préalable à ses réunions et présentations
    • Assister la responsable dans la gestion de certains dossiers spécifiques : suivi des notes en provenance du Ministre de tutelle, interpellations des bureaux régionaux, interpellations du Médiateur de la Région Wallonne…
    • Être le point de contact entre la responsable du Département et les collaborateurs
    • Gérer les appels entrants, courriers et courriels

 

  • Effectuer le secrétariat des réunions du Département handicap
    • Organiser les réunions relatives au Département handicap (Comité de département, Comité de Branche Handicap, Comité technique de revalidation…) : effectuer les réservations, les invitations, gérer l’ordre du jour…
    • Assurer la préparation et le suivi des réunions : Rédaction de documents, rédaction des procès-verbaux, envoi de documents, de présentations…

Le Département handicap est composé de plusieurs directions :
 

Direction de la Coordination des Bureaux Régionaux (BR)

La Direction de la coordination des bureaux régionaux (BR) a pour missions de :

  • Participer à la mise en œuvre de projets nouveaux
  • Assurer le lien et le passage d’informations entre les directions de l’administration centrale et les bureaux régionaux
  • Aider les BR dans la mise en place des actions déclinées dans le Plan d’entreprise
  • Contribuer au développement des partenariats avec les services généraux
  • Gérer une cellule paiement, une cellule Accueil, Première Information (API), Cellule N° gratuit, Cellule Carrefour/Cité des métier (CDM), Cellule des Gestionnaires de relations partenariales de proximité (GRPP), Cellule du projet Convergence, Handicontacts.
     

Direction de l'Accueil et de l'Hébergement

La Direction de l'Accueil et de l'Hébergement contribue à assurer une réponse qualifiée, adéquate et adaptée aux besoins des personnes handicapées jeunes et adultes en matière d'offres de services d’accueil et d’hébergement. Elle incite ces services à développer des modes de prise en charge davantage individualisée axée sur les besoins de chaque usager et en favorisant au maximum l'autonomie et l'inclusion. La direction contribue également, en collaboration avec la branche Santé, à apporter une réponse adéquate et adaptée aux besoins des usagers en matière de revalidation fonctionnelle.
 

Direction de l'Aide Individuelle et de l'Autonomie au Domicile (DAIAD)

La Direction se charge des interventions financières dans le coût d'aménagements et d'aides techniques qui permettent aux personnes, ayant d’importantes limitations fonctionnelles entraînant de graves difficultés pour réaliser les activités essentielles de la vie quotidienne, de mener une vie la plus autonome possible.
 

Dans ce cadre, la DAIAD :

  • Coordonne les agents chargés d’instruire les demandes d'aides matérielles individuelles au sein des bureaux régionaux
  • Assure la Coordination des Informations et des Conseils en Aides Techniques (CICAT) à l'attention des personnes handicapées, de leur famille, des associations et des professionnel
  • Coordonne et assure un suivi des services conseils partenaires notamment au travers de la Plateforme Bien Vivre Chez Soi et du projet Prêt-Accompagnement mené par le CRETH (Centre de ressources et d’évaluations des technologies)
  • La DAIAD gère également les aides à la mobilité issues du transfert des compétences

 

Les Bureaux régionaux

Les 7 bureaux régionaux ont pour missions d'informer et de conseiller sur l'ensemble des offres de l'Agence.

Les équipes pluridisciplinaires des bureaux régionaux sont composées d'agents spécialisés qui :

  • Rencontrent les personnes et analysent leurs besoins
  • Informent, conseillent et/ou réorientent ces personnes, leurs proches et les professionnels qui les entourent
  • Accompagnent ces personnes dans la recherche de solutions génériques ou spécialisées
  • Reçoivent et traitent avec équité l’ensemble des demandes d'intervention introduites
  • Assurent le suivi des situations individuelles
  • Développent un réseau de partenaires dans un objectif de coopération/collaboration
     

Direction de l'Emploi et de la Participation Sociale

La Direction de l’emploi et de la participation sociale comprend deux secteurs : l’Aide en milieu de vie et l’Emploi-Formation.

Le secteur de l'emploi et de la formation regroupe les services chargés d’apporter leur aide aux employeurs et aux personnes en situation de handicap en ce qui concerne la gestion de leur handicap en matière d’emploi. Il vise à promouvoir l’insertion socio-professionnelle (accès et maintien à l’emploi) de ces personnes tant en milieu ordinaire qu’au travers de dispositifs spécialisés.

La secteur Aide en Milieu de vie a pour objectif de garantir un accompagnement de qualité pour les personnes en situation de handicap au travers des différents services d’aide en milieu de vie (des services d’accompagnement (SAC), des services d’aide aux activités de la vie journalière (AVJ), des services d’accompagnement de type familial (SAF), des services organisant du répit (SRP), des services prestataires d’interprétation en langue des signes (SIL), des dispositifs mobiles de soutien à l'inclusion (DSI) et tout autre projet en lien avec la thématique "Aide en Milieu de Vie"), ainsi que d'assurer la coordination du dispositif BAP.
 

Direction de l'Audit et de l'Inspection

La direction de l’Audit et de l'Inspection assume des missions d’instruction, d’évaluation et de contrôle des opérateurs soit d’initiative, soit à la demande d’une des branches Santé ou Handicap, soit à la suite à un dépôt de plainte. Elle porte sur le contrôle des opérateurs à l’exception des organismes assureurs.

Cette direction comporte deux volets :

  • D'une part, l’audit qualité, qui a pour objectif de garantir non seulement le respect des règles mais aussi et surtout la qualité dans l’exercice de ses missions par l’opérateur. Il intervient également en cas de plaintes des usagers, de leur famille ou de professionnels. Son objectif est de viser l’amélioration permanente de la qualité dans les services et l’utilisation de référentiels « qualité » dans ces services.
  • D'une autre part, l’audit financier, qui contrôle sur place pour la branche Handicap la bonne utilisation des subsides et subventions conformément aux règles existantes et aux contenus des contrats d'objectifs.

Diplôme 

  • Vous êtes diplômé
    • SOIT d’un bachelier en assistanat de direction (ou de son équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature si vous avez effectué des études à l’étranger) et vous possédez obligatoirement une expérience professionnelle de 3 années dans une fonction similaire (l’expérience doit être acquise au plus tard à la date de la clôture des inscriptions)
    • SOIT de tout autre bachelier (ou de son équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature si vous avez effectué des études à l’étranger) et vous possédez obligatoirement une expérience professionnelle de 5 années dans une fonction similaire (l’expérience doit être acquise au plus tard à la date de la clôture des inscriptions)

 

Expérience exigée 

La vérification de votre expérience professionnelle se fera sur base du CV que vous aurez téléchargé dans votre dossier en ligne. Nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre CV et d’indiquer les dates de manière précise (jour-mois-année).
 

Compétences techniques

  • Vous maîtrisez la Suite Microsoft Office : Outlook, Word, Power Point, Excel
  • Vous êtes capable de planifier le travail : vous organisez le travail en tenant compte des délais et en définissant des priorités
  • Vous faites preuve de rigueur et d’organisation : vous réalisez votre travail avec exactitude, méthode et précision
  • Vous démontrez d’excellentes capacités de communication tant orales qu’écrites : vous vous exprimez en formulant des données, des idées et des opinions de manière structurée et adaptée au contexte
  • Vous êtes capable d’analyser et de synthétiser des informations : vous recueillez, interprétez et résumez des données pour restituer de façon objective les points essentiels
  • Vous démontrez des capacités d’anticipation : vous accomplissez votre travail en prévoyant l’évolution future de la situation et, en fonction de celle-ci, vous entreprenez les actions adéquates

 

Compétences comportementales

  • Vous faites preuve d’adaptabilité : vous êtes capable d’adopter une attitude souple face aux changements et de vous adapter aux circonstances et situations changeantes et variées
  • Vous faites preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respecter la confidentialité et vos engagements
  • Vous démontrez une approche orientée service : vous accompagner des usagers / partenaires internes et externes de manière équitable, vous leur fournissez un service personnalisé et vous entretenez avec eux des contacts constructifs
  • Vous êtes capable de collaborer : Vous coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs
  • Vous travaillez de manière autonome : vous accomplissez votre travail sans supervision directe
  • Vous prenez facilement des initiatives : vous entreprenez spontanément des actions face à un élément déclencheur tout en prenant en considération leurs impacts
  • Vous êtes orienté solutions : Vous traitez et trouvez de manière proactive des solutions aux situations inhabituelles ou présentant un ou plusieurs obstacles
  • Vous démontrez une curiosité intellectuelle et un intérêt pour les matières traitées par l’AVIQ, notamment la thématique du handicap

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
     
  • être adressés pour le 04-06-25 au plus tard
  • comprendre un CV à jour ;
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction,
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction
     

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).


Les candidatures doivent absolument respecter les modalités de sélection.

Au-delà de 50 candidatures reçues, la Direction des ressources humaines se réserve le droit de clôturer l’offre d’emploi préalablement à cette date.

Une première sélection se fera sur la base des candidatures reçues.

 

Seules les candidatures complètes seront prises en compte : CV et lettre de motivation rédigés en français ainsi que votre diplôme ou attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour le poste, délivrée par la fédération Wallonie Bruxelles (Communauté française de Belgique) si votre diplôme a été obtenu à l’étranger.

 

Les candidats correspondant le mieux au profil requis seront invités par téléphone à un jury de sélection (l’audition sera complétée par un test écrit préalable).

Aucun report de date ne sera possible. Le jury sera organisé en présentiel et se tiendra au sein de l’administration centrale de l’AVIQ située à Montignies-sur-Sambre (ce bâtiment est accessible aux personnes à mobilités réduites, des places de parking sont prévues à cet effet).
 

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

  1. Jouir des droits civils et politiques ;
  2. Satisfaire aux lois sur la milice ;
  3. Justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
  4. Être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;
  5. Être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.
     

Certificat de milice :

Le certificat de milice ne sera pas exigé.
 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png

 

Connaissance de la langue française :

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement.

Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte Selor et choisir la rubrique « Tests linguistiques ».  Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques de Travaillerpour.be via le mail linguistique.fr@bosa.fgov.be ou par téléphone au +32 2 740 74 74 pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Travaillerpour.be  Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png

 

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png

Nous vous informons par ailleurs que cette fonction ne permet pas l’octroi d’un permis de travail, car il ne s’agit ni d’une fonction en pénurie, ni d’une fonction hautement qualifiée.

Toutefois, dans tous les cas, vous êtes dispensé d’obtenir un permis de travail si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

  • ressortissant de l’Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique ;
  • ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l’accord de retrait ;
  • admis au séjour illimité (vous êtes en possession d’une carte d’identité d’une durée de 5 ou 10 ans) ;
  • réfugié reconnu ;
  • demandeur d’asile ;
  • étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine) ;
  • étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial.

Régime de travail : temps plein (38h) – horaire flexible

Nous vous proposons un contrat à durée déterminée de 12 mois. (Si le besoin persiste et à condition que le collaborateur obtienne une évaluation favorable de son manager au terme du premier contrat, une prolongation du contrat pourrait intervenir)

  • Vous bénéficierez du barème  B3/1 (à partir de 3 270,95 € mensuel brut indexé), (sans année d’ancienneté)

avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).  Ces éléments sont non négociables.



Les membres du personnel bénéficient des avantages suivants :

Concernant la fonction :

 

Concernant la procédure de sélection :

Si vous avez besoin d’adaptation des modalités de sélection / recrutement, vous pouvez contacter cette même personne

Les données à caractère personnel transmises dans le cadre de cette annonce ont pour unique finalité de procéder au recrutement de l’emploi décrit ci-dessus. Elles ne seront traitées que pour la présente annonce ou une annonce en tout point similaire et ne seront en aucun cas transmises à des tiers. L’Agence ne conservera donc ces données que le temps nécessaire au traitement du recrutement. Pour toute question concernant la protection des données, n’hésitez pas à prendre contact avec le délégué à la protection des données à l’adresse : dpo@aviq.be

La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. 

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.  

Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.  

Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes. 

 

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?  

Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par le SELOR (Bureau de sélection de l’administration fédérale), des dispositions particulières, d’ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap. 

Type d'emploi : Contractuel (personnel engagé après une sélection au sein de l'administration concernée)

Type de contrat : Contrat à durée déterminée

Date de clôture : 04/06/2025

Nombre de postes : 1

Région : Hainaut

Lieu de travail : Charleroi

Référence de l'offre : 1312bis-25-RE

Niveau de diplôme : NIVEAU B (niveau graduat - baccalauréat)

Employeur : Agence pour une Vie de Qualité (AVIQ)

Famille de fonction : Social et santé

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