Assistant administratif (m/f/x)

L’IFAPME recherche un Assistant administratif (H/F/X) pour la Direction des Ressources Humaines.

Siège administratif de l’IFAPME, au sein de la Direction des Ressources Humaines.

  • Contribuer à la gestion administrative des dossiers.

Les activités liées au poste sont déployées au sein de la Direction des Ressources Humaines, qui a notamment pour missions de :

  • Contribuer à la définition et mettre en œuvre la politique de l’IFAPME en matière de ressources humaines,
  • Assurer la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences,
  • Assurer la gestion administrative et pécuniaire du personnel de l'Institut et des formateurs du Réseau IFAPME,
  • Accompagner l’ensemble des partenaires internes, encadrement, équipes et collaborateurs, dans leur développement professionnel, organisationnel et individuel,
  • Déployer des mesures relatives au bien-être au travail,
  • Déployer les nouvelles formes d’organisation du travail.

Que fait un Asisstant administratif à l’IFAPME ?

  • Gestion et traitement de dossiers administratifs;
  • Rédaction de documents administratifs (courriers, notes, formulaires, compte-rendu, retranscription d’entretiens enregistrés…);
  • Encodage de données;
  • Gestion du courrier entrant et sortant;
  • Gestion des relations avec les usagers internes et/ou externes;
  • Réponses aux informations demandées;
  • Organisation et gestion du classement de dossiers de manière physique et/ou informatique;
  • Organisation logistique de réunions;
  • Support éventuel à l’organisation du service.

La liste ci-dessus comprend les principales activités et tâches liées au poste et est non exhaustive. La personne en place peut être amenée à effectuer d’autres activités dans le cadre de ses fonctions, suivant les besoins de service.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la fonction :

https://www.ifapme.be/emplois/assistant-administratif-drh

 

Diplôme

Être détenteur d’un :

  • Certificat de l’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS) ;

OU

  • Diplôme IFAPME « Chef d’entreprise » ou de « Coordination et encadrement » obtenu à l’issue de toutes les formations « Chef d’entreprise » ou de « Coordination et encadrement ».

 

Compétences techniques

  • Rédaction – S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire
  • Informatique – Utiliser les fonctionnalités de base d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation * et messagerie électronique)
  • Gestion de l’information - Capitaliser des informations, des procédures et de la documentation, les exploiter et les diffuser
  • Dispositions légales et normatives – Appliquer et faire respecter les dispositions légales, les procédures, les normes et/ou les réglementations en vigueur
  • Expression orale – S’exprimer oralement dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire.

 

Compétences comportementales

  • Rigueur – Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision
  • Gestion de suivi – Surveiller l’état d’avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus
  • Communication – Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise
  • Collaboration – Coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs
  • Polyvalence – Passer aisément d’une activité et/ou d’un projet à un autre en fonction des besoins du service.

 

Conditions d’accès au poste

  • Une expérience probante dans le domaine des Ressources Humaines est un atout.

 

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • être adressés pour le 04-12-23 au plus tard
  • Si vous éprouvez des difficultés concernant votre candidature en ligne, vous pouvez nous contacter au 0470282685.
  • comprendre un CV à jour ;
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction ;
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction.


Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

 

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

  1. Jouir des droits civils et politiques ;
  2. Satisfaire aux lois sur la milice ;
  3. Justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
  4. Être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;
  5. Être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.
     

Certificat de milice :

Le certificat de milice ne sera pas exigé.
 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png.

Exception pour le diplôme en droit (bachelier/master) :

Vous pouvez également participer si vous avez obtenu par l'une des Communautés (française, flamande ou germanophone) une équivalence de niveau générique valide au grade de master. 
Cette équivalence doit cependant clairement mentionner le fait que ce grade générique de master a été délivré sur base d'un diplôme dans une orientation en droit obtenu dans un établissement scolaire de type supérieur ou équivalent.  
Pour les détenteurs d’une équivalence générique valide, une expérience spécifique de 2 ans dans le domaine du droit belge est requise.
 

Connaissance de la langue française :

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement.

Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte Selor et choisir la rubrique « Tests linguistiques ».  Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques de Selor via le mail linguistique.fr@bosa.fgov.be pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png.

 

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie Logo_nouvelle-fenetre_rouge.png.

Nous vous informons par ailleurs que cette fonction ne permet pas l’octroi d’un permis de travail, car il ne s’agit ni d’une fonction en pénurie , ni d’une fonction hautement qualifiée .

Toutefois, dans tous les cas, vous êtes dispensé d’obtenir un permis de travail si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

  • ressortissant de l’Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique ;
  • ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l’accord de retrait ;
  • admis au séjour illimité (vous êtes en possession d’une carte d’identité d’une durée de 5 ou 10 ans) ;
  • réfugié reconnu ;
  • demandeur d’asile ;
  • étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine) ;
  • étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial.

Nous vous proposons un contrat à durée indéterminée

  • Vous bénéficierez du barème  C3 (à partir de 2.323,51 € mensuel brut indexé), avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

 

Les membres du personnel bénéficient :

  • de chèques-repas ;
  • d’une assurance hospitalisation ;
  • d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances.

Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

Concernant la fonction et la procédure de sélection :

 

La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. 

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.  

Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.  

Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.   

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?  

Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par l’AVIQ, des dispositions particulières, d’ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap. 

Type d'emploi : Contractuel (personnel engagé après une sélection au sein de l'administration concernée)

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée

Date de clôture : 04/12/2023

Nombre de postes : 1

Région : Hainaut

Lieu de travail : Charleroi

Niveau de diplôme : NIVEAU C (niveau secondaire supérieur)

Employeur : Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises (IFAPME)

Famille de fonction : Emploi et formation

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